Mã UNSPSC 44122000 — Bìa hồ sơ, bìa còng và phân mục (Folders and binders and indexes)

Định nghĩa #

Class 44122000 bao gồm các sản phẩm văn phòng phẩm có chức năng tổ chức và lưu trữ tài liệu giấy ở dạng vật lý. Phạm vi của class trải rộng từ sản phẩm đơn giản như bìa hồ sơ mỏng (folder) đến sản phẩm có kết cấu phức tạp hơn như bìa còng vòng (ring binder) với cơ cấu kim loại, túi bảo vệ trang trong suốt (sheet protector), hộp thẻ phân mục (index card file) và tab nhựa hoặc giấy dùng phân chia chương mục (tab index).

Định nghĩa UNSPSC gốc không giới hạn theo vật liệu (giấy, nhựa, bìa carton, da tổng hợp) hay kích thước (A4, A5, Letter, Legal), miễn là công năng chính là lưu trữ và tổ chức tài liệu. Sản phẩm bán kèm phụ kiện tích hợp (ví dụ bìa còng có túi trong, có tab sẵn) vẫn thuộc class này.

Các commodity tiêu biểu gồm:

• 44122001 — Index card files (hộp đựng thẻ chỉ mục)
• 44122002 — Sheet protectors (túi bảo vệ trang)
• 44122003 — Binders (bìa còng)
• 44122005 — Magazine or book covers (bìa tạp chí hoặc bìa sách)
• 44122008 — Tab indexes (tab phân mục)

Khi nào chọn mã này #

Chọn 44122000 (hoặc commodity 8 chữ số con tương ứng) khi đối tượng mua sắm là một trong các trường hợp sau:

1. Bìa hồ sơ (folder): bìa đơn, bìa cặp hồ sơ, bìa có tai cài, bìa túi — dùng phân loại hồ sơ giấy theo chủ đề, dự án hoặc thời gian.
2. Bìa còng (ring binder / lever arch binder): sản phẩm có cơ cấu còng kim loại (2-ring, 4-ring, D-ring) để đóng tài liệu rời; phổ biến trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ nhân sự, tài liệu đào tạo.
3. Túi bảo vệ trang (sheet protector): túi nhựa trong suốt kích thước A4/A5 dùng bọc từng tờ tài liệu khi đóng vào bìa còng.
4. Hộp thẻ chỉ mục (index card file): hộp nhựa hoặc bìa carton dùng lưu trữ thẻ tra cứu, thẻ danh thiếp, thẻ thuật ngữ.
5. Tab phân mục (tab index): dải nhựa hoặc giấy có tai nhô ra, dùng tạo mục lục vật lý trong bìa còng hoặc hồ sơ.
6. Bìa bọc tạp chí hoặc sách (magazine / book cover): vỏ bảo vệ ấn phẩm đóng gáy, dùng trong thư viện hoặc văn phòng.

Khi gói thầu gộp nhiều chủng loại nêu trên, dùng class 44122000. Khi xác định được chủng loại cụ thể, ưu tiên commodity 8 chữ số để tăng độ chính xác phân loại.

Dễ nhầm với mã nào #

Class 44122000 thường bị nhầm lẫn với một số class lân cận trong cùng Family 44120000 hoặc cùng Segment 44000000:

Lưu ý quan trọng: Bìa còng (binder) đôi khi bị đặt nhầm vào class 44121600 Desk supplies vì hình thức trưng bày trên bàn làm việc. Tiêu chí phân biệt là chức năng chính: nếu sản phẩm dùng để đóng và tổ chức tài liệu (có còng kim loại, có túi, có tab), đúng class là 44122000.

Cấu trúc mã và các commodity con #

Trong cấu trúc UNSPSC, class 44122000 bao gồm các commodity 8 chữ số mô tả từng chủng loại sản phẩm cụ thể:

Khi soạn hồ sơ mời thầu hoặc danh mục vật tư, nên dùng mã commodity 8 chữ số để xác định đúng chủng loại. Mã class 44122000 dùng cho danh mục tổng hợp hoặc khi đơn hàng gộp nhiều chủng loại không tiện tách riêng.

Lưu ý procurement tại Việt Nam #

Trong thực tiễn đấu thầu và mua sắm tập trung tại Việt Nam, các sản phẩm thuộc class 44122000 thường nằm trong danh mục văn phòng phẩm (stationery) theo Thông tư của Bộ Tài chính về tiêu chuẩn, định mức sử dụng văn phòng phẩm. Một số lưu ý:

• Phân biệt theo tiêu chuẩn kỹ thuật: Cùng là bìa còng (44122003) nhưng đặc tính kỹ thuật có thể khác nhau đáng kể: số vòng còng (2, 3, 4 vòng), đường kính vòng còng (25 mm, 40 mm, 50 mm, 75 mm), vật liệu vỏ (PVC, PP, bìa carton), kích thước (A4, A5, Letter). Hồ sơ thầu cần ghi rõ các thông số này để tránh tranh chấp kỹ thuật.
• Túi bảo vệ trang (44122002): Cần phân biệt loại có lỗ đục sẵn (multipunched) và loại không có lỗ; loại bề mặt nhám (anti-glare) và bề mặt bóng (gloss). Hai dòng sản phẩm này thường có mức giá và nhà cung ứng khác nhau.
• Mua sắm tập trung: Theo quy định đấu thầu Việt Nam, văn phòng phẩm thường được gom vào một gói thầu. Việc gán đúng mã UNSPSC giúp so sánh giá tham khảo và phân tích chi tiêu (spend analysis) chính xác hơn theo từng chủng loại.