Mã UNSPSC 44120000 — Văn phòng phẩm (Office supply)

Định nghĩa #

Family 44120000 bao gồm vật tư văn phòng tiêu hao và dụng cụ nhỏ phục vụ các hoạt động hàng ngày tại văn phòng: lưu trữ hồ sơ, ghi chép, thông tin liên lạc bằng văn bản và quản lý tài liệu. Theo định nghĩa UNSPSC gốc, phạm vi gồm đồ dùng có giá trị thấp, vòng đời ngắn, mang tính tiêu hao hoặc sử dụng thường xuyên.

Family 44120000 được tổ chức thành các class chuyên biệt:

Giới hạn của family: không bao gồm máy móc văn phòng (thuộc Family 44100000 Office machines), nội thất văn phòng (Segment 56000000 Furniture and Furnishings), mực in máy in (thuộc 44100000 hoặc class riêng trong Segment 44), hay thiết bị điện tử như máy tính và màn hình.

Khi nào chọn mã này #

Chọn Family 44120000 hoặc class con tương ứng khi đối tượng mua sắm thỏa mãn đồng thời các tiêu chí:

1. Tính tiêu hao / chu kỳ ngắn: vật tư hết sau khi dùng hoặc cần thay thế định kỳ (bút viết, phong bì, băng keo, bút xóa, mực bút).
2. Mục đích sử dụng tại văn phòng: phục vụ ghi chép, lưu trữ, đánh dấu, đóng gói tài liệu nội bộ hoặc bưu kiện.
3. Không phải thiết bị: vật tư không có động cơ, không kết nối điện/mạng và không được phân loại là máy móc.

Lựa chọn cấp class khi có thể xác định rõ nhóm:

• Gói mua phong bì, nhãn dán địa chỉ, túi gửi hàng → class 44121500 Mailing supplies.
• Gói mua kẹp giấy, ghim bấm, băng keo, kéo, đục lỗ → class 44121600 Desk supplies.
• Gói mua bút bi, bút chì, bút dạ quang, bút marker → class 44121700 Writing instruments.
• Gói mua bút xóa, băng xóa dòng, dịch xóa → class 44121800 Correction media.
• Gói mua mực bơm bút, ruột bút thay thế, ngòi bút rời → class 44121900 Ink and lead refills.

Khi gói thầu gộp nhiều chủng loại từ nhiều class khác nhau không thể tách, dùng mã family 44120000 làm mã tổng hợp. Thực tế tại các gói mua sắm tập trung của cơ quan nhà nước Việt Nam, nhiều đơn vị sử dụng 44120000 cho toàn bộ danh mục văn phòng phẩm tiêu hao trong một hợp đồng.

Dễ nhầm với mã nào #

Family 44120000 dễ bị nhầm với các family và segment lân cận sau:

Lưu ý quan trọng đối với giấy văn phòng: Giấy A4 dùng để in ấn phân loại vào Segment 55000000 (Paper products), không phải Family 44120000. Đây là điểm nhầm phổ biến nhất trong thực tế procurement Việt Nam, do người dùng thường gộp giấy in vào cùng danh mục văn phòng phẩm tiêu hao.

Cấu trúc mã và các class con #

Family 44120000 chia thành các class 6 chữ số, mỗi class chứa các commodity 8 chữ số:

44000000  Office Equipment and Accessories and Supplies  (Segment)
└── 44120000  Office supply  (Family)
    ├── 44121500  Mailing supplies  (Class)
    ├── 44121600  Desk supplies  (Class)
    ├── 44121700  Writing instruments  (Class)
    ├── 44121800  Correction media  (Class)
    └── 44121900  Ink and lead refills  (Class)

Mỗi class có các commodity cụ thể ở cấp 8 chữ số. Ví dụ:

• 44121700 Writing instruments chứa: bút bi (ballpoint pen), bút mực nước (rollerball pen), bút chì gỗ (wooden pencil), bút chì bấm (mechanical pencil), bút highlight (highlighter), bút marker (marker pen), bút lông (felt tip pen).
• 44121600 Desk supplies chứa: ghim bấm (staples), kẹp giấy (paper clips), băng keo trong (clear tape), kéo văn phòng (office scissors), đục lỗ (hole punch), bìa kẹp (binder clip).

Khi hồ sơ thầu yêu cầu mã đến cấp commodity (8 chữ số), cần tra cứu từng mặt hàng cụ thể trong danh sách UNSPSC phiên bản UNv260801.

Lưu ý procurement tại Việt Nam #

Trong thực tế đấu thầu mua sắm tập trung tại Việt Nam, một số điểm cần lưu ý khi sử dụng Family 44120000:

1. Phân chia lot theo class: Các gói thầu lớn nên tách lot theo class (44121500, 44121600, 44121700…) để thu hút nhà cung cấp chuyên biệt, thay vì gộp toàn bộ vào một mã family.

2. Quy chuẩn danh mục ERP: Hệ thống ERP (SAP, Oracle, MISA…) thường yêu cầu mã UNSPSC ở cấp class hoặc commodity. Dùng mã family 44120000 chỉ phù hợp ở giai đoạn lập kế hoạch ngân sách tổng hợp.

3. Tránh gộp mực in laser/inkjet vào 44120000: Mực in dành cho máy in laser hoặc inkjet (cartridge, toner) phân loại vào các class thuộc Family 44100000, không phải 44120000. Mực bút viết tay (ink refill cho bút bi, bút mực) mới thuộc class 44121900.

4. Nhãn và tem: Nhãn dán địa chỉ (address labels) thuộc class 44121500 Mailing supplies; nhãn dán tổng hợp (general purpose labels, sticker) có thể thuộc 44121600 hoặc cần tra cứu thêm tùy mục đích dùng.